Déléguer: quel mot terrifiant! Beaucoup de gestionnaires ont de la difficulté à faire la différence entre l’action d’assigner des tâches et celle de déléguer. D’ailleurs, que signifie déléguer? Déléguer c’est transmettre à un employé quelque chose que vous êtes en train de faire afin de lui permettre de développer ses compétences, et c’est un transfert de connaissances et de tâches exécuté de façon structurée et concrète. Il ne s’agit pas de quelque chose qui se produit qu’une seule fois, ou lorsque vous êtes trop occupé. Il s’agit plutôt d’un processus qui implique de la planification et un suivi rigoureux.
La délégation n’a pas besoin d’être affolante. Bien exécutée, elle est un outil indispensable pour les gestionnaires, leur permettant de se concentrer sur les questions d’ensemble. En ne déléguant pas, les gestionnaires peuvent même nuire à leur propre progression au sein de l’entreprise. Voici les étapes à suivre pour déléguer de façon appropriée :
Analyser les tâches actuelles
Commencez par analyser votre charge de travail et identifiez les tâches et les projets que vous pouvez déléguer. À titre de gestionnaire, vous ne devez jamais déléguer vos responsabilités personnelles comme la rétroaction, le coaching, la discipline ou les mises à pieds. Ces tâches sont inhérentes à votre rôle! Par contre, pensez à celles qui peuvent être transférées à un subalterne prêt à assumer de nouvelles responsabilités.
Assigner
Lorsque vous aurez déterminé ce que vous pouvez déléguer, pensez à la meilleure personne pour affronter ce défi. Posez-vous les questions suivantes : qui serait le plus motivé par cette opportunité? Qui a démontré le plus d’intérêt à assumer des responsabilités additionnelles? Qui a le temps d’accomplir de nouvelles tâches? Qui possède une aptitude particulière qui doit être développée? Déléguer est un excellent outil de formation à votre disposition, et il s’agit d’une décision qui doit être prise avec tact.
Détails, détails
Maintenant que vous avez décidé à qui vous déléguerez les tâches, vous devez rencontrer cette personne pour lui faire part des détails. Cette étape est cruciale, car c’est à ce moment que s’effectue le transfert de connaissances. Tout d’abord, expliquez à cette personne pourquoi vous avez choisi de lui déléguer des tâches, et les avantages de saisir cette nouvelle opportunité. Ensuite, prenez le temps de fournir des instructions claires quant à ce qui doit être fait : l’action à prendre, les ressources à utiliser, les dates à respecter et le résultat visé. Expliquez clairement vos attentes. Suggestion : demandez à l’employé de vous faire parvenir un courriel résumant son plan d’action pour vous assurer de sa compréhension du mandat.
Suivi
Puisqu’il s’agira d’un nouveau défi pour l’employé, il est important d’effectuer un suivi régulièrement afin d’éviter qu’il ne se sente accablé et seul. Prévoyez des réunions hebdomadaires ou toutes les deux semaines pour discuter de sa progression et pour aborder toute préoccupation. En tant que gestionnaire, votre rôle est de coacher l’employé et de suivre son évolution. Ce faisant, votre employé sera motivé et gagnera en confiance quant à ses aptitudes, et vous serez en mesure de le guider dans la bonne direction si les choses ne vont pas comme prévu.
Lorsque l’on est gestionnaire, il est facile d’adopter la mentalité du « ce sera plus rapide si je le fais moi-même », ou celle du perfectionniste craignant le résultat si la tâche est effectuée par quelqu’un d’autre. Pour déléguer avec succès, il faut accepter que la façon avec laquelle la tâche sera accomplie puisse être différente, mais qu’elle sera néanmoins bien accomplie si une orientation et des instructions claires sont données. Soyez convaincus que les résultats seront satisfaisants, et faites confiance à vos employés!
