Dès l’arrivée d’un nouvel employé, les actions de l’employeur peuvent contribuer ou nuire à la réussite de la relation de travail. En mettant en place un programme d’orientation, vous vous assurez que vos nouveaux employés partent du bon pied et développent un sentiment d’appartenance. Si vous omettez cette étape, vous risquez de nuire à l’enthousiasme et à l’engagement du nouvel employé et peut-être même de causer un départ hâtif.
Le manque de temps est une excuse qui ne tient pas. Cette étape fait toute la différence et procure des avantages tant pour le nouvel employé que pour l’organisation : réduction du stress chez l’employé, réduction des coûts d’intégration et réduction du taux de roulement.
Voici 7 conseils vous permettant de mettre en place un programme d’orientation efficace :
1. Soyez prêt et organisé
Préparez une liste des choses à faire avant l’arrivée de l’employé afin de vous assurer de lui fournir tous les outils nécessaires. Par exemple, informez votre personnel de l’arrivée du nouvel employé, préparez la trousse de documentation, dressez un plan de formation, préparez l’équipement essentiel pour son espace de travail, etc.
2. Faites une visite du bureau
À l’arrivée du nouvel employé, montrez-lui son poste de travail; ainsi, il se sentira déjà un peu plus à l’aise. Ensuite, faites le tour du bureau avec lui et introduisez-le à toute l’équipe qui, bien sûr, lui réserve un accueil chaleureux!
3. La paperasse : un mal nécessaire
Ayant la réputation d’être fastidieuse, cette étape de l’orientation est tout de même essentielle. Heureusement, cette tâche peut s’accomplir très facilement grâce à un système d’information sur les ressources humaines (SIRH). À l’aide d’un code d’utilisateur, le nouvel employé peut créer son propre profil dans votre système et remplir les documents pertinents à son embauche. Vous pouvez ensuite maintenir son dossier à jour tout au long de son emploi grâce à des processus intégrés qui facilitent la gestion des ressources humaines.
4. Présentez votre entreprise
Assoyez-vous avec le nouvel employé et donnez-lui un aperçu de votre organisation et de la philosophie de celle-ci. Présentez-lui brièvement l’information contenue dans la trousse telle que les politiques de l’entreprise, les personnes ressources, les mesures de sécurité, etc. Évitez d’alourdir votre présentation pour ne pas accabler le nouveau venu!
5. Invitez-le à un dîner d’accueil
Habituellement, un nouvel employé n’a rien de prévu pour son premier dîner et le superviseur devrait profiter de cette opportunité pour l’inviter au restaurant afin de discuter de manière informelle et pour commencer à bâtir une relation de travail. Il s’agit d’un excellent moyen de briser la glace!
6. Désignez un mentor
D’ordinaire réservé à un collègue de travail, le rôle du mentor est d’être la personne ressource pour le nouvel employé au cours de ses premiers mois de travail; il répondra à ses questions et le guidera dans ses tâches, facilitant ainsi le transfert des connaissances. Cette approche favorise l’interaction, permet une meilleure intégration du nouvel employé, accroit sa confiance en lui et réduit le degré d’ambiguïté par rapport à son nouvel environnement.
7. Faites un suivi
Il est fortement recommandé de faire un suivi auprès de l’employé pour obtenir une rétroaction sur son expérience. Vous pouvez prévoir une rencontre avec l’employé après un mois de service afin qu’il vous fasse part de son progrès et de sa satisfaction quant à son poste et son environnement de travail. Encouragez-le à poser des questions et à formuler des suggestions ou des commentaires. Ceci permettra à la personne de réussir son intégration et, s’il le faut, à l’entreprise d’améliorer son programme d’orientation.
Gardez toujours à l’esprit qu’à son arrivée, un nouvel employé aura toutes sortes de préoccupations. Pour bien réussir à l’intégrer, il vous faut un processus bien structuré qui lui permettra d’apprendre sur son nouvel environnement le plus vite possible. Un accueil réussi, un employé bien épanoui!
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