Nous pouvons probablement tous nous entendre sur un point: les réunions grugent un temps précieux, lequel pourrait être consacré à du réel travail. Les réunions sont souvent improductives, mais pourquoi? L’objectif d’une réunion n’est-il pas de favoriser la communication, de générer de nouvelles idées et de s’allier pour atteindre des buts communs? Voici quelques trucs très pratiques pour vous aider à améliorer l’efficacité et la productivité de vos réunions!
Élire un chef
Tout comme les opérations d’une entreprise, une réunion ne peut se dérouler adéquatement sans un chef solide. Souvent, le chef de réunion est celui ou celle qui organise ou convoque la réunion, mais pas toujours. Un chef peut être élu par un groupe en fonction de ses aptitudes à mener une discussion, à être crédible et à prendre en charge le but et l’objectif de la réunion. Un chef doit être autoritaire. Une fois élu, le chef a comme rôle de formuler l’ordre du jour, de sélectionner les participants et de coordonner la logistique de la réunion. Pendant la réunion, le chef a la responsabilité de s’assurer que les conversations vont bon train, que l’ordre du jour et l’heure à laquelle la réunion se termine et débute sont respectés, et de veiller à l’efficacité générale de la réunion. Le défi principal du chef est de trouver le délicat équilibre entre être suffisamment autoritaire pour contrôler la réunion adéquatement, et être assez décontracté pour rendre l’expérience aussi agréable et productive que possible.
L’ordre du jour
Assister à une réunion sans ordre du jour équivaut à visiter une nouvelle ville sans carte routière. Autour de la table, les gens peuvent tourner en rond en discutant de sujets sans pertinence réelle et sans jamais parvenir à une décision. Le rôle du chef est donc d’établir l’ordre du jour en fonction du but et de l’objectif de la réunion. L’ordre du jour devrait être envoyé une ou deux journées à l’avance à tous les participants afin que ceux-ci puissent s’y préparer. L’ordre du jour servira de feuille de route pour la réunion et permettra aux participants de s’attaquer à un sujet à la fois. Au moment de formuler l’ordre du jour, il est important de s’assurer que les sujets sont axés sur les résultats en utilisant des mots d’action tels que « déterminer », « décider », « sélectionner », etc. Il faut également éviter de présenter un ordre du jour dont les éléments sont vagues ou mal écrits.
Prendre des notes
Nous sous-estimons souvent l’importance de prendre des notes. Se présenter à la réunion avec un crayon et un bloc-notes ou avec un ordinateur portatif envoi comme message que vous êtes sérieux et prêt à prendre part à la réunion. Pour les gros groupes, particulièrement ceux qui se rencontrent de façon régulière, il est crucial d’assigner le rôle de « secrétaire » à quelqu’un qui prendra en note toutes les informations. Ces informations devraient contenir les actions à prendre après la réunion, le nom de la personne assignée à chacune de ces actions, et le délai ciblé pour les accomplir. Il est important que le ou la secrétaire fasse parvenir ce résumé à tous les participants dans les jours qui suivent.
Établir des règles de base
Il existe de nombreux agents irritants communs aux réunions de groupe qui engendrent frustrations et improductivité. Plus communément : les réunions qui débutent et se terminent en retard; les participants qui sont distraits par leur téléphone; les personnes qui monopolisent la conversation, les participants qui prennent une tout autre tangente…et la liste continue! Afin d’éviter de tomber dans ces pièges, il est important pour le groupe d’établir des règles de base avant la réunion. Ceci est particulièrement utile pour les groupes qui se rencontrent de façon régulière. Établir des règles de base signifie décider comment gérer les retards, les téléphones qui sonnent, la prise de pauses, les dépassements du temps fixé pour la réunion, etc. Lorsque le groupe aura statué sur la façon de gérer ces irritants, tout le monde est sur la même longueur d’onde. Le rôle du chef de la réunion est donc de s’assurer que le groupe respecte ces règles, et de gérer les nuisances en conséquence.
Faire un suivi!
Une réunion est perçue comme étant productive si des actions concrètes en découlent. Le chef de la réunion doit absolument effectuer un suivi auprès des participants en leur fournissant une mise à jour ou un « rapport de progression » des objectifs de la réunion. Autrement, les participants auront l’impression d’avoir perdu leur temps. Le rôle du chef de la réunion est de s’assurer que les gens sont tenus responsables des actions qui leur sont assignées. Il ou elle doit effectuer un suivi auprès des individus respectifs afin de s’assurer que les actions seront accomplies dans le délai convenu. La communication est un facteur clé!
