Je veux remettre un avertissement écrit à l’un de mes employés. Avez-vous quelques conseils à me donner quant à la rédaction de cette lettre?
Voici quelques-uns des éléments essentiels que devrait contenir l’avis :
- La date, la méthode utilisée pour remettre l’avis (de préférence en personne, mais il peut également être envoyé par la poste ou par courriel) et le type de sanction disciplinaire imposé (pour donner suite à un avertissement verbal, un avertissement écrit, une suspension, etc.)
- Les détails de l’événement y compris la date, une description de l’événement, le nom des témoins et les conséquences qui en découlent.
- Les facteurs pris en considération :
- S’agit-il d’une récidive d’un comportement antérieur ou d’une action pour laquelle des sanctions disciplinaires ont déjà été imposées?
- L’employé regrette-t-il son geste ou reconnaît-il son erreur?
- Toute autre circonstance entourant le problème (ex. l’employé arrive en retard car sa femme est à l’hôpital).
- Le comportement que doit changer l’employée et, le cas échéant, le délai donné pour remédier à la situation.
- Toute aide offerte par l’employeur telle que de la formation, un programme d’appui ou toute autre ressource.
- Les prochaines mesures disciplinaires qui seront prises en cas de récidive.
- N’oubliez pas de signer l’avis!
Avant de préparer la lettre, assurez-vous de vérifier vos faits en rencontrant les témoins et veillez à ce que les mesures disciplinaires prises soient adaptées à la situation. Si nécessaire, prenez une grande respiration et essayez de regarder la situation avec le plus d’objectivité possible. Rencontrez toujours l’employé avec un autre membre de la direction qui agira à titre de témoin. Si vous vous retrouvez face à une situation qui vous plonge dans l’incertitude, n’hésitez pas à consulter un professionnel qui pourra vous donner un avis impartial.
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