Il n’est pas surprenant qu’il y ait différentes activités que les employés font au cours d’une journée qui leurs font perdre du temps. Certaines de ces activités peuvent être difficiles à contrôler, telles que les rencontres et les difficultés technologiques, tandis que d’autres comme naviguer sur Internet et les réseaux sociaux, les appels et courriels personnels et discuter autour de la machine à café sont plus faciles à contrôler. Même si prendre une petite pause peut aider à se reconcentrer, jusqu’à quel point les employeurs sont-ils prêts à accepter ces pertes de temps. Cela peut sembler peu, mais 30 minutes par jour montent jusqu’à 2,5 heures par semaine et 130 heures par année pour chaque employé. Alors, comment les employeurs peuvent-ils contrôler ces activités pour s’assurer du maintien de la productivité? En plus, que doivent-ils savoir lorsqu’ils suspectent qu’un employé perd beaucoup trop de temps?
Ayez une politique claire
Il est essentiel pour les entreprises d’avoir une politique à propos de l’utilisation de l’Internet, des courriels et du téléphone pour des buts personnels. L’employeur doit spécifier dans cette politique que le bureau de travail doit être utilisé à des fins professionnels seulement et l’usage des sites Internet sera surveillé. Il est également important de mentionner que les cellulaires doivent être en mode vibration et devraient être utilisés uniquement lors des pauses. Même s’il est difficile de surveiller l’utilisation des cellulaires, nous encourageons les gestionnaires à discuter individuellement avec les employés dans le cas où ils pensent que ces derniers en font un usage excessif. En plus, la politique doit énoncer que le non-respect de celle-ci entraînera des conséquences disciplinaires. Finalement, dans le cas où les employés sont filmés au travail ou ont des GPS sur leur véhicule appartenant à la compagnie, ils doivent en être informés sinon l’employeur risque la violation au droit à la vie privée de ses employés. Ces politiques doivent être facilement accessibles à tous et communiquées régulièrement aux travailleurs plus particulièrement à ceux qui ont été embauchés récemment.
Gardez vos employés motivés!
Une des principales raisons pour lesquelles les employés disent perdre leur temps est le fait qu’ils n’ont pas suffisamment de défis. Les gestionnaires devraient prendre le temps de comprendre quels sont les objectifs de leurs salariés et ce qui les gardent motivés. Demandez-leur : «Qu’est-ce qui te passionne ? Qu’est-ce qui te rend motivé?» Avoir ces discussions peut permettre aux gestionnaires de déléguer des tâches plus significatives et motivantes aux yeux des employés, ce qui fera en sorte qu’ils seront moins ennuyés et ils perdront moins leur temps.
Déterminez les échéanciers et les priorités
Les gestionnaires devraient rencontrer leurs travailleurs au moins une fois par semaine pour discuter des projets et des tâches à compléter, déterminer les priorités et établir un échéancier clair et réaliste. Il est également recommandé, si possible, de vérifier à l’occasion la progression des tâches. S’il y a des doutes que l’employé ne respecte pas l’échéancier malgré les vérifications occasionnelles, cela peut être un signe qu’il perd trop de temps.
Motifs raisonnables
Avant de questionner votre employé sur le fait qu’il perd son temps au travail, un gestionnaire doit toujours avoir un motif raisonnable (ex. : ne respecte pas les échéanciers, vous êtes témoin ou entendez un long appel téléphonique) ou il risquera de déranger l’employé avec des accusations infondées. Si nécessaire, investiguez. Le gestionnaire peut, en collaboration avec les ressources humaines, commencé par demander au département des technologies de l’information un rapport de l’utilisation récente d’Internet faite par l’employé. Il peut aussi demander à la sécurité une vidéo de surveillance. Une fois l’investigation faite, un employeur peut débuter le processus disciplinaire avec l’employé à propos de la diminution de sa productivité ainsi que la perte de son temps en milieu de travail.
Finalement, même s’il est difficile pour les entreprises de contrôler les activités de perte de temps, il y a plusieurs moyens d’éviter l’abus et de maintenir le contrôle. Cela peut être fait en appliquant une politique formelle, en faisant un suivi avec vos employés de façon régulière et en les gardant motivés !
