- Processus de recrutement : Les employeurs n’ont généralement pas le droit de demander de l’information confidentielle, telle que le numéro d’assurance sociale ou la date de naissance, à un employé avant que celui-ci commence à travailler pour l’entreprise, à moins que cette information ne soit nécessaire pour répondre à un critère relatif au poste (p. ex., cote de sécurité). Un autre faux pas couramment commis par les employeurs est de demander des questions personnelles lors de l’entrevue, même si la conversation semble ouverte et décontractée.
- Références / vérification des antécédents professionnels : L’employeur qui reçoit une demande de références pour un ancien employé ou un employé actuel doit avoir obtenu le consentement écrit de l’employé avant de retirer de l’information du dossier personnel de celui-ci. L’appelant devrait être en mesure de vous fournir l’autorisation de l’employé quant à la divulgation des informations demandées.
- Renseignements confidentiels sur l’employé : Les dossiers personnels des employés doivent être gardés sous clé, et l’accès à ces dossiers ne devrait être autorisé qu’en cas de nécessité absolue. De plus, il peut être nécessaire de créer plusieurs dossiers à des fins différentes. Par exemple, il n’est peut-être pas pertinent de donner au commis de la paie l’accès aux évaluations du rendement de l’employé.
- Accès des employés : Les employés ont droit d’accéder à toute l’information recueillie à leur sujet. Ils peuvent donc demander de consulter leur dossier personnel en tout temps, et sont autorisés à demander la correction ou le retrait de certaines informations, au besoin.
- Coordonnées personnelles : Il peut arriver qu’un employé demande le numéro de téléphone d’un collègue ou d’un ancien collègue. Bien que la plupart du temps les employés ne demandent cette information que pour reprendre contact avec un ancien collègue ou pour communiquer avec un confrère pendant ses vacances, les employeurs n’ont pas le droit de divulguer cette information. Ils doivent plutôt entrer en contact avec l’employé en question et lui demander la permission.
- Collecte d’autres informations personnelles : Les employeurs doivent avoir des raisons légitimes pour collecter de l’information concernant un employé si celle-ci n’est pas en lien direct avec le travail de ce dernier. Avec l’abondance de renseignements personnels disponibles sur les médias sociaux, les employeurs peuvent être tentés d’en apprendre davantage sur leurs employés, mais l’information trouvée n’est pas toujours à l’avantage de ces derniers. Bien que cette information puisse parfois être considérée comme valide à titre d’évidence lors d’un litige en raison de sa nature publique, les employeurs doivent examiner cette information avec un objectif spécifique en tête et non dans le but de puiser des renseignements incriminants sur la vie de la personne.
- Accès des tiers : Bien que dans de nombreux cas le consentement soit implicite, il est recommandé aux employeurs d’obtenir de l’employé l’autorisation écrite de partager de l’information confidentielle à des tiers comme des fournisseurs de services de paie ou d’avantages sociaux, ou d’autres conseillers externes.
- Usage des ordinateurs : Sans les politiques écrites adéquates, les employés peuvent avoir une expectative de vie privée quant à l’utilisation des ordinateurs ou de l’équipement de l’entreprise. Il est donc très important de mentionner dans votre manuel de politiques que les employés ne devraient avoir aucune expectative de vie privée et que certaines personnes (habituellement le superviseur de l’employé ou un membre des RH ou des TI) peuvent accéder à leur ordinateur en tout temps.
- Célébration de l’anniversaire : Nombreuses sont les entreprises qui aiment souligner l’anniversaire des employés, mais ces derniers doivent d’abord consentir à ce que cette information soit rendue publique. Généralement, la plupart accepteront volontiers, tant et aussi longtemps que seuls le mois et le jour de leur naissance sont divulgués afin de ne pas révéler leur âge.
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