Notre expérience avec la flexibilité extrême de l’horaire de travail
L’été dernier, FL Fuller Landau (la société mère de Pvisio par FL), un cabinet de comptables professionnels agréés comptant environ 110 employés, a aboli les horaires de travail. Oui, dorénavant les employés peuvent techniquement travailler quand ils le veulent, où ils le veulent. J’utilise ici le terme « techniquement », car comme vous vous en doutez sûrement, il y a certaines limites – j’y reviendrai.
Que s’est-il donc passé? L’associé directeur de FL et CEO de Pvisio, Michael D. Newton, se sentait audacieux et a décidé d’amener les horaires de travail flexibles à un autre niveau afin de conserver les meilleurs talents, même s’il fallait faire certains compromis. Les employés exprimaient des besoins différents : certains voulaient finir leur journée tôt pour aller chercher les enfants à l’école, d’autres préféraient travailler de la maison pour éviter les déplacements, alors que certains voulaient partir plus tôt le vendredi pour dévaler les pentes de ski avec des amis. Il est devenu évident à ses yeux qu’aucun arrangement ne conviendrait à l’ensemble des membres de l’équipe.
Un an après l’instauration de cette nouvelle politique d’horaire de travail flexible, il ne fait aucun doute qu’il s’agit d’un succès retentissant au sein de notre organisation. L’engagement des employés a augmenté et cette politique est systématiquement considérée comme l’avantage qu’ils apprécient le plus. La productivité a même fait un bond, alors que les récalcitrants s’attendaient plutôt à une diminution spectaculaire.
Pour obtenir un modèle de ce que vous pouvez inclure dans votre manuel de politiques en matière d'horaire de travail flexible, remplissez le formulaire ci-dessous:
Les facteurs de succès d'une politique d'horaire de travail flexible
À titre de conseillère en ressources humaines, tant auprès de petites que de grandes entreprises, je me suis donc penchée sur les facteurs de succès pour un client qui souhaiterait reproduire le modèle.
1. La planification et la communication sont essentielles
Cette politique n’a pas été instaurée sur un coup de tête. Nous en avons discuté et nous l’avons planifiée, nous avons demandé des conseils à l’externe, consulté des parties prenantes internes (telles que notre équipe de direction et les responsables des technologies de l’information), et nous avons examiné les répercussions sur les différents groupes d’employés. Une première version de la politique a été rédigée par une équipe composée de personnes autres que les ressources humaines, puis affinée par nous pour assurer le plus de clarté possible quant aux directives et aux attentes. Nous avons tenu des réunions et organisé des séances d’information pour répondre aux questions des membres de l’équipe et aborder leurs préoccupations. Enfin, nous avons résolu les problèmes rapidement.
2. Une infrastructure solide pour permettre la flexibilité
Il n’aurait jamais été possible de mettre en œuvre cette politique si le cabinet avait encore été à l’ère des dossiers papier. Alors que nous travaillions déjà à l’établissement d’un environnement de travail sans papier, nous devions également veiller à ce que les employés puissent travailler à distance en toute sécurité et à ce qu’ils disposent des outils nécessaires pour être efficaces, répondre aux clients et assister aux réunions d’équipe, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Un investissement technologique était donc nécessaire.
3. Reconnaître les limites et y remédier
Bien que le cabinet exige encore un nombre minimal d’heures par semaine, il n’y a pas de règle précise quant au moment où les heures doivent être travaillées. Les membres de l’équipe peuvent également travailler à domicile autant qu’ils le souhaitent, avec l’accord préalable de leur responsable.
Cela dit, nous sommes au service des clients et la plupart d’entre nous préféreraient ne pas avoir à assister à des réunions à 21 heures un samedi soir – la préférence du client l’emporte donc sur la nôtre. Le cabinet devait s’assurer que tout le monde comprenne que le service à la clientèle est toujours la priorité absolue. La politique des horaires flexibles se doit donc d’être invisible pour nos clients.
Malheureusement, certains postes ont dû être exclus de cette politique, du moins partiellement. Par exemple, la réceptionniste ne peut travailler à domicile, de même que les autres personnes dont les responsabilités nécessitent un soutien interne. Les employés en période de probation ou qui suivent un plan de développement ne sont pas éligibles au travail à la maison, car ils nécessitent généralement davantage de formation et de soutien en personne.
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Une culture capable de supporter cette approche : la clé du succès
Le principal facteur qui a contribué au succès de l’implantation de cette politique au sein du cabinet est qu’il existait déjà une culture d’entreprise basée sur la confiance et la responsabilité : les employés n’arrêtent pas de travailler simplement parce que leur supérieur ne les surveille pas…
Faire en sorte que cette politique fonctionne est un processus collaboratif qui exige le jugement et la souplesse de tous afin de s’assurer du bon fonctionnement du bureau et de la satisfaction des clients (internes et externes). Les membres de l’équipe font de gros efforts pour être disponibles et qu’on puisse facilement les rejoindre; ils réagissent rapidement aux appels et aux courriels pour démontrer qu’ils sont présents même s’ils ne le sont pas physiquement. Une politique d’horaires de travail flexibles est, après tout, un privilège.
En vérité, les gens travaillent la plupart du temps au bureau pendant les heures normales de travail. Il n’y a pas d’énorme changement visible, MAIS les membres de l’équipe trouvent que leurs vies personnelle et professionnelle s’amalgament mieux et ils se sentent plus engagés, à cause de cette liberté
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Ce que je suggère donc à mes clients? Si vous souhaitez attirer des talents dans le contexte actuel – lire difficile – du marché de l’emploi, pensez à la flexibilité. Tous les sondages indiquent qu’il s’agit de l’un des éléments les plus importants pour la main-d’œuvre d’aujourd’hui. Ainsi, alors que notre cabinet a poussé la chose à l’extrême et l’a fait d’une manière qui fonctionne dans notre secteur, prenez le temps d’examiner ce qui vous est possible, même si cela vous effraie au début.
Vous pourriez être surpris du résultat.
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