- Donnez des exemples concrets tels que « Tes dossiers sont très désorganisés. La semaine dernière lorsque tu t’es absenté, je n’ai pu trouver l’information dont j’avais besoin pour répondre à la question urgente d’un client. Notre entreprise a paru très mal » ou « Tu as fait un excellent travail sur le rapport financier. L’information fournie était très bien présentée et a été très utile lors de notre réunion de cadres ».
- Donnez du temps à l’employé pour qu’il puisse s’exprimer et donner des explications, le cas échéant.
- Expliquez à l’employé les étapes à parcourir ou les actions à entreprendre afin d’améliorer son rendement. Par exemple : « Je m’attends à ce que tu répondes à tous les appels des clients dans un délai de 4 heures ».
- Documentez tous les commentaires négatifs formulés, en y incluant toutes les explications reçues de la part de l’employé et les mesures correctives à prendre. Même s’il ne s’agit pas d’un avertissement écrit formel, une conversation verbale entretenue avec l’employé peut être notée à son dossier ou un courriel résumant la discussion peut par la suite lui être envoyé.
- Donnez votre rétroaction au bon endroit et au bon moment. Convoquer vos réunions à l’avance dans un endroit réservé à cette fin, exempt de toute interruption possible. Surtout, allouez suffisamment de temps pour discuter de sorte que vous n’ayez pas à vous dépêcher et que tous les sujets soient abordés.
- Évitez de faire des commentaires vagues tels que « Ton rendement est insuffisant » ou « Bon travail! »
- Évitez d’édulcorer la rétroaction négative. L’employé pourrait ne pas comprendre le message et le problème semblera de moindre importance. Venez-en aux faits, et soyez franc et honnête.
- Évitez d’adopter la philosophie « pas de nouvelle, bonne nouvelle ». Les employés veulent savoir où ils en sont. Si votre entreprise n’a pas de processus d’évaluation de la performance formel, assurez-vous d’offrir régulièrement de la rétroaction à vos employés.
- N’attendez pas! Qu’elle soit négative ou positive, une rétroaction donnée en temps opportun, alors que la mémoire de tout le monde est encore fraîche, a un meilleur impact.
Automne 2012 (téléchargez le format PDF)
