Aujourd’hui, les employeurs sont incités à promouvoir le travail d’équipe, la collaboration et la communication ouverte en milieu de travail. Bien que les médias sociaux soient un bon outil permettant aux employés de le faire efficacement, de nombreuses entreprises préfèrent les bannir complètement.
La question est : est-il possible de permettre aux employés d’utiliser les médias sociaux tout en limitant les risques auxquels s’expose l’employeur? Tout à fait et ça en vaut la peine!
Effectivement, une étude récente démontre à quel point les petites entreprises bénéficient des médias sociaux. Dans le 2011 Social Media Marketing Industry Report de Michael Stelzner, il a été prouvé que nul n’a tiré plus profit des médias sociaux que les petites entreprises. Le sondage souligne que les propriétaires de petites entreprises ont obtenu de meilleurs résultats que leurs pairs quant aux éléments suivants :
- Visibilité pour l’entreprise – 88 %
- Augmentation du trafic des abonnés – 72 %
- Amélioration du classement dans les recherches – 62 %
- Nouveaux partenariats d’affaires –56 %
- Nouveaux clients potentiels intéressés – 51 %
- Réduction des coûts de marketing – 49 %
- Amélioration des ventes – 43 %
Lorsqu’ils sont utilisés en tant qu’outils de marketing, de façon efficace et sous supervision, les médias sociaux peuvent faire bénéficier les entreprises, surtout lorsque celles-ci demandent également à leurs employés de jouer un rôle clé quant à leur utilisation.
Bien que les médias sociaux procurent de nombreux avantages, ils entrainent également certains risques. L’un de ces risques est la perte ou la diminution de la productivité en raison du temps que passent les employés sur ces sites de médias sociaux. Le temps perdu est non seulement perturbateur et inefficace, mais peut également s’avérer très coûteux si les employés doivent faire des heures supplémentaires pour accomplir leur travail. Ces distractions peuvent également mener à des dépassements de délais et à du travail mal exécuté.
Une mauvaise utilisation des médias sociaux peut également engendrer des risques pour la réputation et la sécurité de l’entreprise. Par exemple, les employés peuvent divulguer de l’information confidentielle à des partis restreints ou même ternir l’image et la réputation de l’entreprise pour laquelle ils travaillent s’ils émettent des commentaires publiquement ou s’ils partagent leurs opinions personnelles sans le consentement de leur employeur.
Puisqu’il est plutôt complexe de constamment surveiller les employés pendant qu’ils travaillent et d’autant plus après les heures de travail, empêcher les employés d’utiliser les médias sociaux d’une façon qui pourrait nuire à l’entreprise est très difficile (voire même impossible). L’employeur tire donc avantage en coachant et guidant les employés sur la façon de bien utiliser ces sites. Mettre en place une politique bien développée quant à l’utilisation des médias sociaux est indispensable. En effet, il est important de rappeler aux employés qu’ils ne peuvent s’attendre à pouvoir utiliser les ordinateurs et le réseau de l’entreprise en toute confidentialité. Les employés doivent savoir que leur employeur a le droit de surveiller l’utilisation des ordinateurs et du réseau afin de protéger l’entreprise et afin de s’assurer, entre autres, que l’information confidentielle ne soit pas disséminée de façon inappropriée, que le réseau ne soit pas exposé à des virus et que les employés n’utilisent pas les ordinateurs excessivement à des fins personnelles. Si la productivité régresse, les employeurs peuvent même restreindre l’accès à certains sites à l’aide d’outils de contrôle de réseau.
Les incontournables d’une bonne politique :
- Une définition claire de « médias sociaux »;
- Une explication de l’utilisation acceptable des médias sociaux dans le cadre du travail et pendant les heures de travail;
- Il devrait être interdit aux employés de :
- Divulguer de l’information confidentielle, y compris mentionner le nom des clients (anciens, actuels et potentiels), discuter des travaux qui leur sont assignés ou des affaires internes de l’entreprise;
- Discuter des problèmes en lien avec le travail;
- Communiquer de l’information qui pourrait être diffamatoire à l’égard de l’employeur, des employés ou des clients (c.-à-d. commentaires négatifs, harcèlement verbal et langage injurieux); et
- Parler au nom de l’employeur – l’employé devrait utiliser le « je » afin de démontrer qu’il s’agit de son opinion personnelle plutôt que de celle de son employeur.
- Les employés doivent faire preuve de jugement et de professionnalisme par rapport à ce qu’ils rendent public;
- À l’extérieur du travail, les employés ont un devoir de loyauté et de confidentialité;
- Un énoncé clair par rapport au droit de l’employeur de surveiller l’utilisation des médias sociaux*; et
- Les mesures disciplinaires potentielles si la politique n’est pas respectée.
Une fois la politique rédigée, nous suggérons aux employeurs de :
- Rendre la politique facilement accessible et la communiquer à l’ensemble des employés, qui signeront une copie en guise de confirmation de réception;
- Veiller à ce que les employés confirment, à l’écrit, la réception et la compréhension de la politique (par exemple, fournir un mémo ou une note de service qu’ils signeront et retourneront et qui sera conservé dans leur dossier personnel);
- Faire parvenir périodiquement des rappels par courriel ou par tout autre moyen de communication adapté à l’entreprise; et
- Assigner à un employé la tâche de surveiller activement le mésusage de la marque ou des noms de marque sur Internet afin que des actions puissent être prises immédiatement.
* Si un employeur décide de surveiller l’usage personnel que fait l’un de ses employés des médias sociaux, il doit s’assurer que la surveillance exercée soit pertinente par rapport à ce qui est recherché, qu’elle se limite au nécessaire, qu’elle soit raisonnable et effectuée de bonne foi et qu’il n’y a pas d’autres options possibles. Il est également acceptable de disposer d’un logiciel automatisé de surveillance réseau qui guette les tendances d’utilisation et porte à l’attention de l’employeur certaines actions spécifiques.
Hiver 2011 (télécharger le format PDF)
