En fin d’après-midi vendredi, votre employé vous demande de vous rencontrer en privé et vous annonce qu’il quitte l’entreprise. Comme un chevreuil aveuglé par les phares d’une voiture, vous êtes abasourdi par cette nouvelle. Une fois le choc absorbé, que faites-vous? Et surtout, que faites-vous pour éviter que d’autres ne fassent la même chose? Voici quelques exemples de bonnes pratiques managériales à adopter lorsqu’un employé remet sa démission, et pour gérer ce roulement de personnel inattendu.
Connaitre ses politiques en matière de RH
À titre de cadre, il est important d’être familiarisé avec les politiques de votre entreprise quant au départ d’un employé. Qui devez-vous informer en premier? Devez-vous permettre à l’employé de travailler pendant sa période de préavis, ou lui demandez-vous de partir immédiatement? Pouvez-vous ou devez-vous faire une contre-offre? À quel moment devez-vous annoncer la nouvelle à l’équipe? Idéalement, vous devriez l’annoncer immédiatement pour éviter les ragots ou pour éviter que vos employés l’apprennent par ouï-dire. Il est préférable de demander conseil à votre représentant des RH sur la meilleure façon de gérer les détails d’un départ.
Comprendre le « pourquoi »
Lorsque vous aurez surmonté l’afflux d’émotions comme la colère, le déni et la frustration, prenez du temps pour réfléchir aux raisons qui ont poussé l’employé à quitter l’entreprise. Peut-être s’agit-il de raisons personnelles, ex. : son (sa) conjoint(e) est muté(e) dans une autre ville, ou l’employé souhaite explorer un choix de carrière différent. Surtout, vous devez découvrir s’il s’agit de quelque chose que vous, en tant que cadre, auriez pu prévenir. La personne était-elle malheureuse et vous ne vous en étiez pas rendu compte? En déterminant le « pourquoi », vous serez plus attentif aux signes similaires se manifestant dans les comportements d’autres employés, et pourrez ainsi prévenir d’autres départs.
Le transfert de connaissances
Transférer les années d’expérience de l’employé sera probablement le plus grand défi dans la gestion du départ. Avant que l’employé parte, assurez-vous que toute information importante relative aux clients, aux processus internes et à l’état des projets soit transmise à quelqu’un d’autre, ou documentée. De façon réaliste, il sera impossible de tout suivre et documenter. Demeurez en communication avec la personne qui part et demandez-lui si vous pouvez la contacter par courriel ou par téléphone en cas de problème. Se laisser en bons termes est particulièrement important.
Souhaiter bonne chance
Si l’employé est resté pour compléter sa période de préavis, organisez un rassemblement lors duquel ses collègues pourront lui souhaiter bonne chance. Ce rassemblement n’a pas besoin d’être gros; vous pouvez servir du café et du gâteau dans une salle de conférence ou organiser un diner d’équipe. Ce faisant, vous démontrez à votre équipe que vous avez apprécié la contribution de cet employé, vous permettez à l’employé de bien clore ce chapitre de sa vie, et vous harmonisez la relation de travail avec ceux qui restent.
Demeurer en communication
En tant que « gestionnaire de personnes », il est important de communiquer fréquemment de façon formelle et informelle avec votre employé afin de discuter de l’avenir. Souvent, les employés seront plus à l’aise de parler ouvertement et avec honnêteté dans un contexte décontracté. Allez diner ou prendre un café, et parlez candidement avec lui de l’avenir et d’où il se voit au sein de l’entreprise ou dans sa vie personnelle. Planifie-t-il déménager dans une autre ville? Attend-il impatiemment sa prochaine promotion et est frustré car il ne l’a pas encore eue? En demeurant en communication, une démission ne devrait pas arriver par surprise.
