Bien que la majorité des employeurs connaissent les règles générales relatives aux vacances auxquelles les employés ont droit, tel que le stipule la Loi sur les normes du travail, voici quelques faits moins connus* :
Fait 1 : Vous devez respecter les périodes de référence
Au Québec, les vacances s’accumulent au cours d’une année de référence et doivent être prises lors de l’année de référence suivante. Pendant l’année de référence, laquelle s’échelonne du 1er mai au 30 avril en vertu de la loi, les employés n’ont droit que de prendre les vacances accumulées au cours de l’année de référence précédente ou d’utiliser leur paie de vacances accumulée lors de cette même période. La période de référence peut être différente si l’entreprise en décide autrement et possède une politique claire s’y rapportant.
Fait 2 : Les vacances prises à l'avance peuvent être dues aux employés
Si un employeur autorise un employé à prendre des vacances au fur et à mesure qu’elles s’accumulent, celles-ci pourraient être considérées comme des vacances anticipées et ne pas entrer en ligne de compte dans le calcul des vacances réelles de l’employé. Il s’agit là d’une erreur qui pourrait s’avérer très coûteuse pour l’employeur, qui serait forcé de laisser l’employé reprendre ses vacances précédentes. Bien que les vacances anticipées puissent être accordées si l’employé le demande, il doit être clairement entendu, de préférence par écrit, que l’employé ne bénéficiera plus de ces vacances pendant la période de référence suivante. Les vacances ne peuvent être payées à l’avance de façon continue.
Fait 3 : Les employés ne peuvent pas « perdre » leurs vacances non prises
Ultimement, la décision quant aux dates de vacances d’un employé revient à l’employeur. Bien que la plupart des employeurs permettent aux employés de choisir les dates de vacances qui leur conviennent, la loi prévoit que les employeurs peuvent décider des dates de vacances des employés, tant qu’un préavis de quatre semaines leur est donné.
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Fait 4 : Les employés ont le droit de prendre leurs vacances consécutivement
Les employés sont autorisés à prendre leurs semaines de vacances consécutivement. Toute politique interne stipulant que les employés ne peuvent pas prendre plus d’une ou deux semaines de vacances consécutives n’est pas valide en vertu de la loi. De plus, les employés sont généralement autorisés à prendre leurs vacances en deux périodes distinctes.
Fait 5 : Les employés avec 2 semaines de vacances en ont réellement 3
Les employés qui ont deux semaines de vacances sont autorisés à prendre une troisième semaine à leurs frais. Cette troisième semaine n’a pas besoin d’être consécutive aux deux autres semaines.
Fait 6 : Les employés qui sont en congé peuvent contineur d'accumuler des vacances
Les employés continuent d’accumuler leurs vacances lors de certaines absences, telles que les 18 semaines de congé de maternité, les 5 semaines de congé de paternité ou lors d’un congé de maladie d’un maximum de 26 semaines s’échelonnant sur une période de 12 mois. Les vacances ne s’accumulent pas lors d’un congé parental.
Fait 7 : Les vacances ne sont pas uniquement accumulées sur le salaire de base
La paie de vacances s’accumule sur tous les revenus gagnés au cours de l’année de référence, y compris les heures supplémentaires, les commissions, les primes et les pourboires. Les employés accumulent même des vacances sur le préavis prévu par la loi donné par les employeurs en cas de cessation d’emploi!
Les faits ci-dessus ne s’appliquent qu’aux vacances prévues par la loi. Les employeurs peuvent offrir plus de flexibilité quant aux vacances dépassant les exigences minimales, toutefois nous vous recommandons de vous assurer que vos contrats et politiques d’emploi sont clairs pour éviter les malentendus.
Fait 8 : La loi a récemment changé
À compter du 1er janvier 2019, les employés comptant 3 années de service ou plus ont droit à 3 semaines de vacances (il fallait auparavant cumuler 5 années de service pour avoir droit à 3 semaines). Les employeurs devront ajuster les comptes de congés annuels des employés concernés afin qu’ils comptabilisent 6 % des revenus de ceux-ci pendant toute l’année de référence, même si cela s’étend avant la date effective du changement.
Article recommandé : Réforme de la Loi sur les normes du travail : Êtes-vous prêts pour 2019?
* Certaines exceptions peuvent s’appliquer, comme dans les cas où les employeurs ferment pour une période de temps déterminée. Veuillez contacter les conseillers de Pvisio ou la CNESST si vous avez des questions sur l’application de la loi pour votre organisation.
